Registrere personer og institusjonstilknytning

Tilknytning, ansettelse og kreditering

Tilknytning er i Cristin definert som koblingen mellom person og institusjon i Cristin-systemet. En person kan få en tilknytning dersom de er ansatt ved institusjonen eller har deltatt på en publikasjon eller prosjekt på vegne av institusjonen (f.eks. som gjesteforsker). Når en forfatter oppgir en institusjonstilhørighet(institusjonsadresse på en publikasjon, kalles det kreditering.

Kreditering er ikke synonymt med tilsettelse.

Personer og tilknytning

Det finnes fem ulike kombinasjoner av registrering av person og tilknytning til institusjon i Cristin.

  1. Identifisert person med aktiv tilknytning til en medlemsinstitusjon
  2. Identifisert person uten aktiv tilknytning til en medlemsinstitusjon
  3. Identifisert person uten registrert tilknytning
  4. Person med alternativ ID
  5. Ukjent person

Personer med alternativ ID og Ukjente personer kan ikke få registrert tilknytning til en institusjon.

Identifisert person med aktiv tilknytning

Personen er identifisert med fødselsnummer og har en aktiv tilknytning til en Cristin-institusjon.

Når en person har en aktiv tilknytning til en Cristin-institusjon vil denne tilknytningen være default-adresse når personen registreres på et resultat. Om en person har en tilknytning til flere Cristin-institusjonen vil den sist oppdaterte tilknytningen bli default. Om forfatteren krediterer flere av de institusjonene vedkommende er tilknyttet på publikasjonen, må de resterende manuelt legges til på posten. Husk at det er kreditering på publikasjonen som avgjør hvilke institusjoner som kan registreres på posten, ikke hvor forfatter er tilsatt.

Det hender i blant at personer er registrert med tilknytninger til institusjoner de ikke skal ha en tilknytning til. Dette kan komme av at de har byttet arbeidssted og det forrige arbeidsstedet ikke har registrert en sluttdato på dem. Noen institusjoner har automatisk overføring av persondata fra deres personalsystemer, som har vist seg å inneholde flere navn enn de burde.

Om din forfatter ikke skal ha en tilknytning til institusjoner de er registrert ved i Cristin, må dere kontakte superbruker ved institusjonen og be dem om å få avsluttet tilknytningen. Om din forfatter faktisk er tilknyttet alle registrerte institusjoner, kan du/de opprette hurtiglister for alle institusjonstilknytningene deres for å lette registrering av arbeider.

Identifisert person med ukjent tilknytning

Personen er identifisert med fødselsnummer, men ikke tilknyttet en institusjon. Personen får ikke logget seg på, men publikasjonene vil bli innrapportert, om du manuelt legger til korrekt institusjonstilknytning på posten. En person som ikke har en aktiv tilknytning til en institusjon, vil få «Ukjent» tilknytning som default ved registrering av publikasjoner.  Husk å slette «Ukjent» etter at du har registrert korrekt institusjonstilknytning.

Når du har registrert en person i Cristin, må du huske å legge til en institusjonstilknytning. Dette vil gi personen tilgang til systemet, og gjøre registrering av publikasjoner enklere.

Merk at personer med alternativ ID kan ikke gis en aktiv tilknytning til en institusjon. Du må derfor manuelt registrere korrekt institusjonstilknytning for de personene.

Identifisert person med ikke-aktiv tilknytning

Personen er identifisert med fødselsnummer og har en registrert tilknytning til en Cristin-institusjon, men sluttdato for tilknytningen er tilbake i tid. Personen vil ikke få tilgang til systemet, men forfatterandelene kan innrapporteres dersom institusjonstilknytningen manuelt registreres på publikasjonen. En person som ikke har en aktiv tilknytning til en institusjon, vil få «Ukjent» tilknytning som default ved registrering av publikasjoner.  Husk å slette «Ukjent» stedstilknytning etter at du har registrert korrekt institusjonstilknytning. Om du endrer sluttdato på tilknytningen til frem i tid, vil det gjøre den aktiv igjen.

Ukjent person

En uidentifisert person er kun registrert med et navn, og er ikke koblet til et fødselsnummer. Navnet deres vises kun med sort skrift. Alle forfattere som ikke har en tilknytning til en Cristin-institusjon, blir registrert som en uidentifisert person.

Forfatterandelen til uidentifiserte personer kan ikke innrapporteres. I følge NVI-loven er det kun arbeid knyttet til identifiserte personer som kan bli innrapportert, og som man får poenguttelling for. Lovlig identifisering er norsk fødselsnummer eller D-nummer, eller alternativ ID (social security number, tax number, etc). Alle personer som krediterer en Cristin-institusjon må være identifisert for at institusjonen skal få uttelling for deres bidrag på publikasjonen.

Om en person tilknyttet din institusjon er registrert som uidentifisert forfatter på en publikasjon, må du redigere posten og legge til deres identifiserte profil. Om vedkommende ikke er registrert i systemet, må du først registrere personen med fødselsnummer, før du kan legge dem inn som identifisert person på posten. Husk å slette den uidentifiserte navneoppføringen slik at forskeren kun er registrert én gang, ellers vil alle eierinstitusjoner få redusert poenguttelling.

Alle personer som ikke har en aktiv tilknytning til en Cristin-institusjon, vil få «Ukjent» som default-stedstilknytning. Dere må legge til de institusjonene forfatteren krediterer i publikasjonen manuelt. Husk å slette «Ukjent» etterpå. Systemet tolker «Ukjent» som en institusjonsadresse, og poengene vil bli delt om man ikke husker å fjerne denne. Det er også viktig for rapporter og statistikker at institusjonstilknytningene som registreres på posten er korrekt. Om du ikke finner korrekt institusjon, registrer på land.

Person med alternativ ID

Utenlandske forskere som er forfatter på en artikkel for en medlemsinstitusjon, må identifiseres i Cristin for at artikkelen skal kunne rapporteres inn. Hvis forskeren ikke skal ha norsk D-nummer eller fødselsnummer, kan hen registreres med en alternativ ID. Alternative ID-er som aksepteres som gyldige er:

  • Passnummer,
  • Social security number 
  • Tax number
  • Value added tax number
Publisert 26. sep. 2017 14:35 - Sist endret 7. des. 2017 12:51