print logo

Rutiner

CRIStin jobber kontinuerlig med å forenkle rutinene i konsortiearbeidet. Det vil likevel være en del rutiner og frister som det er nødvendig å kjenne til. I årshjulet vil dere finne hovedtrekkene i arbeidsgangen i konsortiearbeidet. Unntak og forskyvninger kan forekomme, særlig i de tilfellene vi er avhengige av samarbeid med leverandørene.

Årshjul

Faktura

All fakturering foregår i avtaleåret.

Faktura fra forlag

CRIStin har bedt om at alle leverandører fakturerer konsortieavtalene til oss med betaling i januar i avtaleåret. Dette gjør vi for å kunne betale alle fakturaer før vi fakturerer deltagerne, slik at vi har full kontroll på den faktiske vekslingskursen før deltagerne får sin faktura.

Betalingsoversikt

Så snart CRIStin har fått betalt alle fakturaer som har kommet inn (fortrinnsvis i januar), vil deltagerne finne en oversikt på de lukkede konsortiesidene over hvilke avtaler de er med på og hvilken vekslingskurs som ble brukt.

Et detaljert fakturagrunnlag vil også bli gjort tilgjengelig på nettsiden når alle aktuelle avtaler er betalt og vekslingskursen er satt. Der vil det fremgå hvilke produkter det gjelder og hva deltagelsen koster både i orginalvaluta og norske kroner. Vi varsler på e-post når fakturagrunnlaget er klart og det vil bli gitt en frist til å komme med tilbakemelding om eventuelle feil.

Beregning av vekslingskurs

Vekslingskursen er den faktiske kursen som ble brukt da regningen fra leverandøren ble betalt. Det vil si at vi ser på summen som er betalt i norske kroner og deler på summen i originalvalutaen.

Fakturering av deltagerne

Faktura sendes deltagerne, eller deltagernes agenter, straks etter at fristen for tilbakemelding har utløpt. Fakturaen vil lyde på det samlede beløpet for alle avtalene som institusjonen deltar på. Beløpet vil bli spesifisert ihht. den utsendte betalingsoversikten.

Vår standard er samlefaktura. Dere har anledning til å legge inn ordrenummer, bestillingsnummer eller en annen referanse pr avtale i PO#-feltet når dere fornyer avtalen.

Forhandlinger

CRIStin ønsker å være tydelige i gjennomføringen av forhandlingene. Derfor har vi rutiner rundt utsendelse av forhandlingsforberedelser og ønske om tilbakemelding fra deltagerne.

Forhandlingsforberedelser

Forberedelsene kan deles i tre hovedfaser. Den første fasen består i å analysere den nåværende avtalen og tidligere års statistikk. Den andre fasen består i å samle innspill fra deltagerne. I siste fase formuleres konsortiets ønsker og krav overfor leverandøren.

Tilbakemelding

CRIStin oppsummerer analysen i første fase i et eget dokument som sendes til deltagerne i avtalen. Det er svært ønskelig at deltagerne gir innspill. Ut fra disse tilbakemeldingene vi vi formulere konsortiets krav overfor leverandøren.

Innledende møter på UKSG

Konsortieteamet ønsker primært å få til en tidlig forhandlingsstart ved å møte de aktuelle leverandørene på UKSGs årskonferanse i april.

Forhandlinger

Forhandlingsprosessen med de ulike leverandørene forløper svært forskjellig. Vårt siktemål er å få forhandlede tilbud fra alle leverandører i løpet av august.

Endelig tilbud

CRIStin forventer å ha mottatt et endelig tilbud fra leverandøren innen 15. september for å kunne gi deltagerne god nok frist til å vurdere om de skal slutte seg til avtalen, fornye avtalen eller si opp avtalen.

Utsending av informasjon og svarskjema for fornyelse, tilslutning og oppsigelse

Rundt 1. oktober vil vi sende ut informasjon om avtalen, med lenke til svarskjema. Det skal kun benyttes svarskjema til tilslutning, fornyelse og oppsigelse av avtalene. Mer informasjon følger med utsendelsen.

 

Innhenting av priser / Orientering av leverandører

I midten av august, når vi har alle FTE-tallene for fjoråret, vil vi sende oppdaterte FTE-tall til alle leverandører og be om oppdaterte priser. Fra 15. august kan dere sjekke på de interne sidene om vi har riktig FTE-tall for dere for neste år.

 

 

Priser u/mva

Alle priser oppgis alltid uten mva.

FRISTER

Det sendes ut egne nettskjemaer som skal brukes til tilslutning, fornyelse og oppsigelse av avtaler. Ikke bruk e-post til fornyelse og oppsigelse av avtaler!

«Drop out» fra flerårige avtaler må gjøres innen 1. oktober og meldes direkte til leverandør på e-post, med cc til konsortieteamet[at]cristin.no.

IP-adresser

Endring av IP-adresser melder dere inn til leverandøren selv.

Vi har en egen samleside med kontaktpunkt for teknisk support for hver avtale.