Kontroll av publikasjoner

Kandidat til NVI-rapportering

For at en publikasjon skal kunne rapporteres inn, må den være:

  • utgitt i løpet av det året NVI-rapporteringen gjelder for. Riktig årstall må være registrert på posten (selve registreringen av et resultat i Cristin).
  • registrert i en av de vitenskapelige kategoriene i Cristin.
  • publisert på et forlag, i et tidsskrift eller i en serie som er godkjent som tellende i rapporteringen.

Generer NVI-rapport

For at en post som oppfyller disse kravene skal komme til kontroll og godkjenning, må NVI-rapporten i Cristin genereres. Dette gjør at kandidater til NVI-rapportering kommer til kontroll.

I rapporteringsperioden kjører Cristin en automatisk generering av NVI-rapporten for alle institusjoner hver natt. Om man registrerer eller oppdaterer en mulig NVI-kandidat i løpet av arbeidsdagen, må man manuelt generere NVI-rapporten for at posten skal komme til kontroll.

Publiseringsstatus

I dagens Cristin kan man registrere «In press»-publikasjoner. Det vil si at publikasjonen har blitt antatt av forlag/utgiver, men har ikke blitt publisert.

Poster som har blitt registrert med status «Under publisering/In press» kommer til kontroll, men ikke i selve NVI-rapporten. De blir derfor ikke innrapportert, selv om du har godkjent dem. Dere må endre status til «Publisert/Offentliggjort», forutsatt at publikasjonen faktisk er publisert, for at de kan rapporteres inn.

Sekretariatet sender ut lister i løpet av rapporteringsperioden over publikasjoner som er registrert i de vitenskapelige kategoriene som har status «Under publisering/In press», slik at det blir enklere for dere å fange dem opp.

Kontroll av publikasjonsinformasjon

For å kunne kontrollere og godkjenne publikasjoner du søke dem opp i NVI-søkefeltet:

Du kan søke direkte på en post ved å skrive inn postnummeret eller bare trykke på «Søk»-knappen for å få opp alle tilgjengelige publikasjoner ved din enhet/institusjon.

Du vil få opp én og én post. Under hver post er det to knapper: «Kontrollert og godkjent (NVI)» og «Kontrollert – ikke godkjent (NVI)».

«Kontrollert og godkjent (NVI)»

Når du godkjenner en post for rapportering, signerer du på at publikasjonen oppfyller kravene for rapportering og at informasjonen på selve registreringen (posten) er korrekt. Dette gjelder ALL relevant informasjon, ikke bare informasjonen om forfatterne som er ansatt på din institusjon.

«Kontrollert – ikke godkjent (NVI)»

Denne knappen skal kun brukes når du mener at publikasjonen ikke oppfyller kravene i Rapporteringsinstruksen, og derfor ikke kan rapporteres til NVI. Som regel gjelder dette når publikasjonen

  • ikke er av riktig type/kategori
  • en revisjon
  • en dublett av en annen registrering som blir rapportert eller har vært rapportert

MERK: Oppdager du en post du mener ikke skal rapporteres, men som en annen institusjon har godkjent for rapportering – ikke bare rediger posten og endre på kategorien! Ta kontakt med superbrukeren ved den institusjonen for å forsøke å komme til enighet.

Om dere ikke blir enige, trykk på "Kontrollert – ikke-godkjent" slik at posten får status Tvist. Meld saken til Tvisteutvalget for vurdering.

Husk å legge inn kommentar på poster du trykker "ikke-godkjent" på, der du forklarer hvorfor du mener publikasjonen ikke skal rapporteres.

"Falske" tvister

Noen superbrukere bruker «Kontrollert – ikke-godkjent»-knappen for å "sette saker på vent". Dersom andre sampubliserende institusjoner har godkjent posten, vil den få status Tvist (markert i NVI-kontrolldatafilen med en T).

Sekretariatet overvåker alle tvistesaker i rapporteringsperioden for å forsøke å løse saker underveis. Slike «falske» tvister gir ekstraarbeid. Vi ber derfor om at du bare bruker 'ikke-godkjent'-knappen når du mener at publikasjonen ikke skal rapporteres.

Hva må kontrolleres?

Det første du må kontrollere før du velger å trykke på en av knappene er om publikasjonen oppfyller kravene i Rapporteringsinstruksen. Utgivers kategorisering av publikasjonen gir en god indikasjon på hvilken type arbeid det er snakk om.

Fagbøker, lærebøker, kasusstudier, o.l. skal normalt ikke rapporteres. Det gjøres unntak for kapitler i lærebøker og fagbøker som oppfyller kravene for vitenskapelige publikasjoner. Kapitlene registreres da som vitenskapelige kapitler knyttet til fagbok/lærebok.

Er publikasjonen registrert flere ganger?

Et arbeid skal bare rapporteres én gang. For revisjoner, nyutgivelser, oversettelser, parallell-publiseringer og dubletter, må du trykke 'ikke-godkjent' slik at publikasjonen ikke rapporteres flere ganger. Om en publikasjon er registrert i flere språkversjoner, kan bare én av dem rapporteres. Husk å legge inn kommentar på den posten du trykker 'ikke-godkjent' på.

Sjekkliste for kontroll

Når du har sjekket at publikasjonen oppfyller kravene, må du kontrollere om informasjonen som er registrert i Cristin er identisk med det som står på originalpublikasjonen. Se sjekklisten for hva som skal kontrolleres under veiledningene for NVI-rapporteringen:

NVI-rapportering > Kontroll av poster for rapportering

Når informasjonen i sjekklisten er kontrollert, og all informasjon på posten stemmer med informasjonen på publikasjonen, kan du trykke godkjent på posten.

Oppheve status godkjent/ikke-godkjent på en post

Om du gjør endringer i en godkjent/ikke-godkjent post som påvirker utregningen av publikasjonspoeng, vil statusen som godkjent/ikke-godkjent bli opphevet. Posten må da kontrolleres på nytt, av alle involverte institusjoner.

Endringer som opphever status godkjent/ikke-godkjent:

  • Legge til eller fjerne forfatter(e)
  • Legge til eller fjerne institusjonstilknytning(er)
  • Endre tidsskrift/forlag/serie

Endringer som ikke opphever status godkjent/ikke-godkjent:

  • Redigere navnet til en forfatter ('N').
  • Endre adressering internt ved institusjonen, f.eks. endre adresse fra en avdeling til en annen
  • Endre annen informasjon som ikke påvirker utregning av poeng, som tittel, sammendrag, sidetall, osv
  • Endre årstall trykket/online

Endringer som gjør at posten "faller ut" av rapporteringen/ ikke lenger kommer til kontroll:

  • Endre Årstall*
  • Endre tidsskrift/forlag/serie fra tellende til ikke-tellende
  • Endre kategori fra tellende til ikke-tellende
Publisert 26. sep. 2017 14:35 - Sist endret 25. okt. 2017 13:19