Rutiner

Denne delen gir en beskrivelse av rutinene som er aktuelle for konsortiedeltagere.

(Bilde: colourbox.com)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Innmelding i avtaler

  2. Fornyelse av avtaler

  3. Kansellering av avtaler

  4. Fakturering

  5. Prisforespørsler

  6. Håndtering av historiske abonnementer ("core subscriptions")

  7. Endring av IP-adresser og teknisk support

 

Innmelding i avtaler

Fullmakt

Når vi går ut i forlagsverden og forhandler frem konsortieavtaler, handler vi på vegne av dere som er deltagerinstitusjoner - vi representerer dere. Når en konsortieavtale skal undertegnes er det CRIStin som signerer på vegne av dere. Avtaleforholdet vil defineres å være mellom på den ene siden leverandøren, og på den andre siden CRIStin på vegne av deltagerinstitusjonene.

Det er derfor svært viktig å regulere forholdet mellom CRIStin og deltagerinstitusjonene. Det er også behov hos våre leverandører å kunne se og dokumentere at CRIStin er en instans som handler på vegne av andre. Det er her signerte fullmakter kommer inn.

Det er de følgende tre dokumenter som alle nye deltagerinstitusjoner må sende oss for å kunne melde seg inn i våre avtaler:

  1. Fullmaktsavtalen
  2. Fullmakt på norsk
  3. Fullmakt på engelsk

Videre må vi ha registrert hos oss hvilken eller hvilke personer som hos institusjonen har budsjettdisponeringsmyndighet, og dersom en annen person ved institusjonen skal svare på nettskjema må denne autoriseres.

Interne nettsider

Med fullmakten signert og i orden, oppretter vi en intern nettside for institusjonen. På denne siden vil det finnes en liste over alle avtaler som institusjonen enten er med på eller har forespurt pris på.

Videre vil det også på denne siden stå oppført hvilke opplysninger vi har for deres institusjon, som engelsk navn, organisasjonsnummer, hvilke personer som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvem som er autorisert til å svare på nettskjema. På den interne siden legger vi også ut kopi av fakturagrunnlag,
samt innscannede signerte fullmakter.

WebID

For å få tilgang til den interne siden vil dere få invitasjon til å få en webid. Dette er en tjeneste som Universitetet i Oslo leverer. Med en opprettet webid kan dere logge inn på
det interne webområdet til CRIStin konsortiegruppen.

Akronym

Alle institusjoner må bruke akronym når de svarer på nettskjema. Akronymet kan enten være det som institusjoner bruker i andre sammenhenger, eller, det kan være et som institusjonen i samarbeid med CRIStin har utformet (typisk i de tilfellene hvor vedkommende institusjons akronym allerede er i bruk av en annen deltagerinstitusjon). Vi bruker akronymet for å koble informasjon om institusjonene i våre systemer.


Fornyelse av avtaler

Fornyelse på nettskjema

All fornyelse av avtaler går via nettskjema. Det er viktig å merke seg at selv om man har meldt seg inn i en avtale som er flerårig, må denne fornyes på nettskjema hvert år innenfor avtaleperioden. Nettskjemafornyelsen er bindende for institusjonen, og den er en elektronisk signatur fra konsortiedeltageren på at avtalen fornyes for ett år av gangen.

Lenke til nettskjema for fornyelse aktiveres på de interne sidene. På konsortiedeltagerens interne nettside finnes en oversikt over de avtalene som deltageren er med på, samt pris der dette er klart, og også vil det stå listet opp hvilke avtaler som deltageren har forespurt pris på.

Når en helt ny avtale skal inngås, kaller vi det en fornyelse når en institusjon som melder seg inn allerede har et kundeforhold til den aktuelle leverandøren. Vi kaller det innmelding når en institusjon melder seg inn i en nyopprettet avtale og ikke fra før har et kundeforhold til den aktuelle leverandøren.

Det er viktig å merke seg at det er institusjonen selv som må levere fornyelse. Vi kan ikke ta imot fornyelse fra noen som handler på vegne av institusjonen (f. eks en agent). Og ikke kan vi ta imot fornyelser på e-post.

Tidsperspektivet

Tidspunktet for aktivering av skjema for fornyelse vil variere fra avtale til avtale. Vi åpner skjema fortløpende så snart vi har alle priser for konsortiedeltagerne klare. Når skjemaet aktiveres, sender vi en varsel på e-post ut til de aktuelle deltagerne, med en tidsfrist på tre uker på å fornye avtalen.

Hva skjer etter at deltagerne har fornyet?

Når CRIStin har mottatt alle fornyelser fra et konsortium, samler vi sammen alt og behandler dette som en enkelt anskaffelse. Nettskjemasvarene legges ved vår samlede bestilling til leverandøren. Leverandøren på sin side avventer den bekreftende bestillingen fra oss før de går igang med å aktivere tilgang for alle konsortiedeltagerne.

Det er svært viktig at at alle deltagere overholder tidsfristen for fornyelse, ettersom vi er nødt til å holde tilbake et helt konsortium dersom det er noen deltagere som oversitter
fristen. Dette gjelder også dersom det bare en en deltager som er forsinket med å svare. Saken er at vi kke får meldt inn til leverandør om fornyelse før alle har svart.

 


Kansellering av avtaler

Flerårige avtaler

Selv om det hos en flerårig avtale foreligger avtalefestede priser for alle de aktuelle år, vil det i avtaleteksten ligge en klausul som sier at en deltager kan kansellere avtaleforholdet innen en gitt frist ved slutten av hvert avtaleår (drop-out).

Dersom en deltager ønsker å trekke seg fra en flerårig avtale, er det først og fremst viktig at leverandøren orienteres om dette. Videre må CRIStin ha bekreftelse på kansellering via nettskjema. Det er med andre ord to steg i denne prosessen:

  1. skriftlig beskjed til leverandør
  2. nettskjemasvar til CRIStin

Vi har dermed følgende rutine for kansellering av flerårig avtale:

  1. Deltager orienterer leverandør om at vedkommende ønsker å trekke seg fra avtalen innen 1.oktober. Dette er en frist som gjelder dersom det ikke finnes noen avtalefestet drop-out-frist. Dersom avtalen har en egen drop-out-frist er det den som gjelder. Se oversikt over avtalefestede drop-out-frister (innlogget side)
    CRIStin settes på kopi på henvendelsen til leverandør.
     
  2. Deltager bekrefter denne kanselleringen via nettskjema i fornyelsesprosessen. Nettskjemasvaret blir da deltagerens elektroniske signatur på kanselleringen

PS. Rekkefølgen på hvem som orienteres først av leverandør og CRIStin er uviktig. Spesielt for de avtalene hvor det er satt sene drop-out-frister kan det hende at fristen for å svare på nettskjema faller først.

Dersom avtalen man ønsker å trekke seg fra er midt inne i en reforhandlingsprosess, holder det med at man haker av på "kansellering" på nettskjemaet til CRIStin.

Avtaler i reforhandling høsten 2016 er følgende:

  • Cambridge University Press (CUP)
  • Institute of Physics (IoP)
  • OUP Journals
  • ProQuestCSA
  • Taylor and Francis
  • Wiley

Ettårige avtaler

For ettårige avtaler blir dette litt annerledes, i og med at avtaleperioden ikke strekker seg over flere budsjettår. Ønsker man å trekke seg fra en ettårig avtale, holder det at deltager leverer kanselleringen over nettskjema til CRIStin. Da vil fristen som er satt for å svare på nettskjema være gjeldende.

Som ved fornyelse av avtaler, er det institusjonen selv som må kansellere. Vi kan ikke ta imot kanselleringsmelding fra en agent.


Fakturering

CRIStin fakturerer alltid deltagerne i avtaleåret. Faktureringsrutinene hos oss forløper seg slik at CRIStin betaler hele konsortiefakturaen til leverandør, for så å fakturere deltagerne.


Faktureringsrutinene kan kort oppsummeres slik:

  1. Bestilling. Etter at alle deltagere i et konsortium har svart på nettskjema for fornyelse av den gitte avtalen, sender vi en samlet bestilling for hele konsortiet til leverandør.
  2. Samlet faktura fra leverandør til CRIStin. På bakgrunn av bestillingen får vi tilsendt en samlet faktura for hele konsortiet som vi betaler
  3. Fakturagrunnlag. Deretter, når vi vet hvilken valutakurs som innbetalingen ble regnet ut med, forbereder vi fakturagrunnlag til hver enkelt konsortiedeltager i norske kroner.
  4. Kontroll. Det ferdige fakturagrunnlaget blir tilgjengeliggjort for konsortiedeltagerne på de interne nettsidene for gjennomgang og kontroll. Vi sender ut varsel når dette er klart og tilgjengelig. Vanligvis gir vi to ukers frist for å gi tilbakemelding dersom noe er feil. Dersom alt skulle være i orden trenger ikke deltageren å gi noen tilbakemelding.
  5. Fakturering av konsortiedeltager. Dersom vi ikke får melding om feil fra deltageren, sender vi ut faktura basert på det grunnlaget som ble sendt ut.

 


Prisforespørsler

Alle forespørsler om pris for våre avtaler må gå via oss. Ta kontakt med oss på vår felles e-postadresse konsortieteamet@cristin.no.

Det kan være litt varierende hvor lang tid det kan ta å finne ut av priser for institusjoner. For noen avtaler finnes allerede en pristabell hvor man enkelt kan lete seg frem til korrekt pris. Men for andre avtaler igjen må leverandør kontaktes og de må beregne pris. I disse tilfellene kan det ta litt tid før prisen blir klar.

Når en prisforespørsel er meldt inn til oss, vil denne vises på den interne siden. Pris synliggjøres her når den blir klar.

Se gjerne vår rutinebeskrivelse for prisforespørsler.

 


Håndtering av historiske abonnementer ("core subscriptions")

(Se definisjon av historiske abonnementer/"core subscriptions")

De avtalene som har historiske abonnementer/"core subscriptions" i tillegg til pakkeabonnementer er:

  • Taylor & Francis
  • Wiley
  • CUP
  • IOP
  • OUP

Husk at de historiske abonnementene inngår i CRIStin-avtalen ved siden av pakkeabonnementet. Ved innmelding i en slik avtale, skal de historiske abonnementene sies opp hos agent og overføres til CRIStin-avtalen. Dette betyr at de skal faktureres via CRIStin, som en del av konsortieavtalen.

Historiske abonnementer må bekreftes hvert avtaleår, i forkant av fornyelse/innmelding i avtalen. Det er svært viktig at leverandør og institusjon har blitt enige om de historiske abonnementene før avtalen kan fornyes.

Vi følger denne rutinen for bekreftelse av historiske abonnementer:

  1. CRIStin mottar oversikt
    Leverandør oversender til CRIStin en liste per deltager med de historiske abonnementene som de har oversikt over i sine systemer
     
  2. Deltagerne kontaktes
    CRIStin kontakter alle deltagerne og ber dem kontrollere listene.
     
  3. Kontroll og tilbakemelding
    Deltagerne kontrollerer og gir tilbakemeldinger til leverandør:
    - dersom alt er ok må leverandør ha bekreftelse
    - dersom noe må endres må dette meldes fra om
    NB. Alle spørsmål som dreier seg om historiske abonnementer rettes til leverandør
     
  4. Nettskjema for fornyelse/innmelding
    Når man senere skal inn på nettsskjema for å fornye/melde seg inn i avtalen, vil det der være et spørsmål om historiske abonnementer, hvor man haker av på
    enten "Vi har bekreftet core subscriptions til leverandør" eller "Vi meldte inn endringer i core subscriptions".
    NB. Husk at dette er et obligatorisk spørsmål. Med andre ord er prosessen med å bekrefte historiske abonnementer nødt til å være ferdigstilt før man kan fornye/melde seg inn i avtalen.

 


Endring av IP-adresser og teknisk support

Dersom man har behov for teknisk hjelp med ressursene, eller melde inn endring av IP-adresser, tar man dette direkte med leverandøren. Vi har en samleside med kontaktopplysninger for teknisk support hos hver enkelt leverandør.

Sett konsortieteamet@cristin.no på cc så er vi orientert.

 

 

Publisert 16. juni 2015 12:52 - Sist endret 18. juli 2016 14:29