print logo

CERES LÅT får nytt administrasjonssystem

LÅT har anskaffet et nytt system for administrasjon av bibliotekkonsortiene.

I disse dager er LÅT-gruppen i ferd med å implementere et helt nytt system for håndtering av konsortieavtalene.

Bakgrunn

Det er blitt gjort mye for å bedre kommunikasjon og transparens i forhandlingsprosessen overfor deltagerne i konsortiet. Nåværende løsning for arbeidsflyt og administrasjon er basert på en egenutviklet løsning og innhenting av deltagerinformasjon gjennom nettskjema og via e-post.  

Tilbakemeldingene fra deltagere har likevel vært at det fremdeles er et stort forbedringspotensial i administrasjon og kommunikasjon rundt avtalene. Dagens løsning har også vist seg å være veldig ressurskrevende for konsortiegruppen i CERES. Anskaffelse av et nytt system er derfor svært viktig for å effektivisere arbeidet og for å sikre gode forhandlingsresultater for konsortiedeltagerne.

Den danske leverandøren Subscription People tilbyr et konsortieadministrasjonssystem som er utviklet i samarbeid med Kulturstyrelsen i Danmark og som også er tatt i bruk av vår svenske søsterorganisasjon BIBSAM og flere europeiske og amerikanske konsortier. Systemet er godt tilpasset årssyklusen for forhandlingene og vi forventer også å ha en effekt av at systemet er tatt i bruk av danske og svenske søsterorganisasjoner. Sverige og Danmark anser systemet som et meget godt redskap i sitt arbeid.

Hva vil bli nytt for konsortiedeltagerne?

Med det nye systemet tatt i bruk vil de tidligere rutinene med nettskjemafornyelse, weblogin og interne nettsider avvikles. Systemet er webbasert og vil samle informasjon på ett sted. Vil vi få økt kontroll over avtaler og mer effektive arbeidsprosesser, som igjen vil gi bedre forhandlingsprosesser for deltagerinstitusjonene og tydeligere oversikter over avtalespesifikasjoner for deltagerne.

Konsortiedeltagere vil dermed få:

  • bedre oversikter over egne avtaler
  • kontinuerlige oppdateringer om forhandlinger
  • tilrettelagt arbeidsflyt for den enkelte persons rolle og avtale
  • varsling om utestående oppgaver
  • tilgang til historikk (korrespondanse, lisensinfo etc.)
  • mulighet til å redigere opplysninger selv, herunder IP-endringer
  • en enklere måte å fornye avtaler på
  • en stabil innloggingstjeneste

Hva skjer fremover?

Akkurat nå er vi midt inne i implementeringsfasen. Systemet tas i bruk av CERES i løpet av uke 23-24, og vi tar sikte på at institusjonene fases inn over sommeren.

Vi inviterer om litt noen konsortiedeltagere til å være med på testing av systemet. Disse institusjonene vil representere alle involverte sektorer, og denne testingen er estimert å settes igang i siste halvdelen av juni.

Publisert 16. mai 2017 15:17 - Sist endret 19. mai 2017 14:57